Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Loxhelp ist eine Handelsname von Avanta Systems, einem unabhängigen Loxone Config Spezialisten mit Sitz in Zwolle (Niederlande). Avanta Systems ist verantwortliche Stelle für alle personenbezogenen Daten, die über diese Website verarbeitet werden.

Unternehmensdaten:

• Avanta Systems
• Ceintuurbaan 15, 8022 AW Zwolle, Niederlande
• KvK (Handelsregister Niederlande): 97761362
• USt-IdNr.: NL005287244B70

Kontakt für Datenschutzanfragen: E-Mail info@loxhelp.com — Telefon +31 85 333 2576.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da dies für unsere Organisation gesetzlich nicht verpflichtend ist. Für Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten können Sie sich direkt über die obigen Kontaktdaten an uns wenden.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten ausschließlich Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung stellen oder die beim Besuch unserer Website automatisch erfasst werden.

Daten, die Sie aktiv über das Kontaktformular oder per E-Mail bereitstellen:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Inhalt Ihrer Nachricht oder Projektbeschreibung
• Eventuell beigefügte Dokumente (z. B. Loxone Config-Dateien)

Daten, die automatisch erfasst werden:

2a. Automatisch erfasste Daten

• IP-Adresse
• Browsertyp und -version
• Besuchte Seiten und Zeitpunkt des Besuchs
• Verweisende Website
• Geräteinformationen

Das Ausfüllen des Kontaktformulars ist freiwillig. Ohne die angeforderten Daten können wir jedoch nicht inhaltlich auf Ihre Anfrage reagieren.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für die unten genannten Zwecke. Für jeden Zweck nennen wir die Rechtsgrundlage gemäß Artikel 6 DSGVO.

• Reaktion auf Ihre Anfrage und Erstellung eines Angebots Rechtsgrundlage: Erfüllung oder Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Durchführung eines Loxone-Konfigurations- oder Programmierprojekts Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Rechnungsstellung und Buchhaltung Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; niederländische Aufbewahrungspflicht Art. 52 AWR).
• Sicherheit und Funktion der Website Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Interesse ist der Schutz unserer Website vor Missbrauch und die Gewährleistung einer einwandfreien Funktion.
• Analytische Cookies und Nutzungsanalyse Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; § 25 Abs. 1 TTDSG für nicht-notwendige Cookies). Daten werden erst nach ausdrücklicher Einwilligung im Cookie-Banner erhoben.

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir nutzen externe Dienstleister, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten. Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen.

Wir geben Ihre Daten nicht an andere Dritte weiter, außer wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder im Rahmen der Leistungserbringung (z. B. Sub-Unternehmer mit AVV) erforderlich ist.

5. Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (DPF), für das die Europäische Kommission ein angemessenes Schutzniveau festgestellt hat (Adäquanzbeschluss C(2023) 4745). Wir prüfen regelmäßig, ob unsere US-Auftragsverarbeiter ihre DPF-Zertifizierung beibehalten.

Sollte das DPF aufgehoben werden oder ein Auftragsverarbeiter seine Zertifizierung verlieren, haben wir ergänzend Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission als Rückfalloption vereinbart.

6. Speicherdauer

Wir bewahren Ihre Daten nicht länger auf, als für die Zwecke der Erhebung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

• Kontaktanfragen ohne Folge: maximal 12 Monate
• Über das Kontaktformular gesendete Dateien (z. B. Loxone Config-Backups, PDFs, Fotos): maximal 6 Monate in unserer gesicherten Vercel Blob Speicherung, danach automatisch gelöscht. Dateien, die für die Projektdurchführung erforderlich sind, werden anschließend unter der Frist für Projektdokumentation archiviert.
• Kundendaten und Projektdokumentation: während der Projektlaufzeit zuzüglich Garantie- und Servicezeitraum (i. d. R. 5 Jahre nach Abschluss)
• Finanzdokumente (Rechnungen, Angebote, Zahlungsnachweise): 7 Jahre gemäß niederländischer Aufbewahrungspflicht (Art. 52 AWR)
• Server-Logs: maximal 30 Tage
• Analytische Daten (nach Einwilligung): maximal 14 Monate

Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

7. Cookies und Analytics

Unsere Website verwendet Cookies. Wir unterscheiden drei Arten:

• Funktionale Cookies (immer aktiv): erforderlich für die Funktion der Website (z. B. Speichern Ihrer Cookie-Einstellungen). Hierfür ist keine Einwilligung erforderlich.
• Analytische Cookies (nur nach Einwilligung): für Website-Statistiken über Google Analytics 4 mit aktiviertem Google Consent Mode v2 und IP-Anonymisierung.
• Marketing-Cookies (nur nach Einwilligung): für Werbeerfolgsmessung und Remarketing. Werden derzeit nur nach ausdrücklicher Einwilligung gesetzt.

Bei Ihrem ersten Besuch erscheint ein Cookie-Banner, in dem Sie pro Kategorie Ihre Einwilligung geben können. Nicht-funktionale Cookies werden erst nach ausdrücklicher Einwilligung geladen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" am Seitenende widerrufen oder durch Löschen Ihrer Browser-Cookies. Die Rechtsgrundlage für nicht-notwendige Cookies ergibt sich aus § 25 Abs. 1 TTDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

8. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust oder unbefugte Verarbeitung zu schützen, darunter:

• Verschlüsselte TLS-Verbindungen (HTTPS) auf der gesamten Website
• Zwei-Faktor-Authentifizierung auf allen Geschäfts-Konten
• Eingeschränkter Zugriff auf personenbezogene Daten — nur Mitarbeitende mit direkter Projekt-Rolle
• Regelmäßige Software-Updates und Sicherheits-Monitoring
• Sichere Backups bei vertrauenswürdigen Anbietern in der EU

Sollte trotz unserer Maßnahmen ein Datenleck auftreten, handeln wir nach der Meldepflicht (Art. 33, 34 DSGVO).

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt.

10. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht über die von uns verarbeiteten Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden") in bestimmten Fällen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, insbesondere bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses
• Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer Daten an eine andere Organisation
• Widerruf der Einwilligung jederzeit ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit zuvor erfolgter Verarbeitung

Sie können diese Rechte per E-Mail an info@loxhelp.com geltend machen. Wir antworten innerhalb von vier Wochen. Zur Vermeidung von Missbrauch können wir Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen.

Beschwerden können Sie bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen — in Ihrem EU-Mitgliedsstaat oder bei der niederländischen Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, etwa bei Änderungen unserer Dienstleistung, Einsatz neuer Auftragsverarbeiter oder Änderungen in Gesetzgebung und Rechtsprechung. Die jeweils aktuelle Version steht stets auf dieser Seite mit Angabe des Aktualisierungsdatums.